Bir otomasyon keşif aşaması beş şey teslim etmelidir: gerçek hacim ve sürelerle haritalanmış mevcut süreç, istisnalar ve sıklıkları, maliyetlendirilmiş aday iyileştirme listesi, önerilen ilk kapsam ve hâlâ bilinmeyenlerin dürüst listesi. Yalnızca bir teklif teslim ediyorsa o bir satış çalışmasıydı.
Tek bir süreç için iki ile altı hafta normaldir. Daha uzunu genelde kapsamın hiç sınırlanmadığını, daha kısası ise istisnaların bulunmadığını gösterir; gerçek maliyeti belirleyen de istisnalardır.
Önemli noktalar
- Asıl çıktı istisnalardır: Olağan akışı haritalamak kolaydır ve maliyet orada değildir.
- Tahmin değil gerçek sayılar: Hacim ve süreler yalnızca görüşmelerden değil gözlemden veya sistem verisinden gelmelidir.
- Çıktı sizin olmalı: Herhangi bir tedarikçiye götürebileceğiniz bir keşif parasını hak eder; ücretsiz olan bir teklifi gerekçelendirmek için vardır.
- "Henüz bilmiyoruz" geçerli bir bulgudur: Açık sorusu olmayan bir keşif yeterince derine bakmamıştır.
Süreci gerçekte yürüdüğü gibi haritalayın
Yöneticilerle görüşmek amaçlanan süreci üretir. Gerçek vakaları izlemek fiili süreci ortaya çıkarır ve otomasyon projeleri aradaki farkta başarısız olur.
Keşif, işi yapan insanların yanında oturmayı ve tek tek vakaları uçtan uca izlemeyi içermelidir: her adım, kimin yaptığı, adımlar arasında ne kadar beklediği ve bir şey eksik olduğunda ne olduğu. Tabloları, mesajları, kenar notlarını ve gayriresmî yükseltmeleri kaydetmelidir; çünkü bu geçici çözümler hiçbir süreç dokümanında bulunmayan kuralları içerir.
Çıktıyı işletmedeki herkesin okuyabileceği bir harita olarak isteyin. Danışmanın açıklamasını gerektiriyorsa, danışman ayrıldıktan sonra kullanılmayacaktır.
İzlenim değil kanıt üretin
Kanıt sayı demektir: aylık vaka sayısı, vaka başına süre, adımlar arası bekleme, hata ve yeniden iş oranı ve bunların maliyeti. Sistemlerin sağlayabildiği yerde sistemlerden gelmelidir. Sağlayamadığı yerde iki haftalık manuel örnekleme savunulabilir bir başlangıç değeri üretir.
İş akışı, koşullu olanlar dahil belgelenmiş kurallar ve her kararda yetkinin kimde olduğudur.
Sınırlar, ilk kapsamın içinde ve dışında olanların gerekçesiyle birlikte açıkça yazılmasıdır. Projenin sonsuza kadar büyümesini engelleyen bölüm budur.
Pilot, yaklaşımı kanıtlayacak kadar küçük ve ölçülebilir bir sonuç üretecek kadar büyük önerilen ilk uygulamadır.
İstisna kataloğunda ısrar edin
Bir sürecin rutin %80'ini otomatikleştirmek nispeten kolaydır. Kalan %20, sistemin benimsenip benimsenmeyeceğini ya da sessizce atlatılıp atlatılmayacağını belirler.
Keşif; istisnaları, her birinin sıklığını ve bugün ne olduğunu listelemelidir. Sonra hangilerini yazılımın karşılayacağını, hangilerinin bir kişiye yönlendirileceğini ve işletmenin hangilerine artık izin vermemesi gerektiğini önermelidir. Bu üçüncü kategori çoğu zaman en değerli çıktıdır; çünkü bazı istisnalar yalnızca kimse gerekçesini sormadığı için vardır.
İstisna listesi kısa ve düzenliyse muhtemelen eksiktir. Gerçek süreçler zamanla tuhaf durumlar biriktirir ve hiçbirini bulamayan bir keşif yanlış kişilerle konuşmuştur.
Tek öneri değil maliyetlendirilmiş bir liste isteyin
İşe yarar bir keşif, sayılarla birlikte seçenekler sunar: her birinin uygulama maliyeti, yıllık kazancı, süresi ve neyin ters gidebileceği. Bazen doğru yanıt olan "yazılım olmadan süreci değiştirmek" seçeneği dahil.
Keşfi yürüten firmanın büyük bir geliştirmesi olan tek bir öneriye varan bir keşif, size süreciniz hakkında değil tedarikçi hakkında bilgi vermiştir.
Bedelini ödeyin ve çıktının sahibi olun
Ücretsiz keşif, henüz kabul etmediğiniz bir teklifin içine fiyatlanmıştır ve bir yere varmak üzere tasarlanmıştır. Çıktının herhangi bir tedarikçiyle kullanılabileceğini belirten bir sözleşmeyle yapılan ücretli keşif, geliştirmenin küçük bir kesri kadardır ve teşvikleri tamamen değiştirir.
Aynı zamanda bir iş ortağını düşük riskle değerlendirmenizi sağlar. Bir firmanın ücretli keşif sırasında nasıl davrandığı — istisnalarınızı sorup sormadığı, duymak istemediğiniz bir şeyi söyleyip söylemediği — teslimat sırasında nasıl davranacağını her referans görüşmesinden iyi öngörür.
Çıktıda açık sorular bekleyin
Her şeyi yanıtlayan bir keşif ya alışılmadık ölçüde basittir ya da dürüst değildir. Bazı şeyler geliştirmeden önce gerçekten bilinemez: personelin değişen bir iş akışına nasıl tepki vereceği, belgelenmemiş eski bir entegrasyonun anlatıldığı gibi davranıp davranmadığı, yoğun dönemde hacmin nasıl göründüğü.
Doğru çıktı bunları adlandırır, her birini neyin çözeceğini yazar ve ilk fazın belirsizliği ucuza nasıl azaltabileceğini önerir. Bir keşfi, keşif kılığındaki bir teklifden ayıran şey budur.
İlgili rehberler
İlgili içerikler:
- Özel Yazılım İçin İş Gerekçesi Nasıl Hazırlanır?
- Onay İş Akışı: Adımlar, Kurallar ve Yazılım Gereksinimleri
- Excel İş Akışı Sorunları: Maliyetler, Riskler ve Alternatifler
Otomasyon Keşif Aşaması Hangi Çıktıları Sağlamalı? rehberinden doğan çalışma; ürün stratejisi, tasarım, geliştirme veya entegrasyon desteği gerektiren somut bir girişime dönüşürse Operasyon Platformunuzu Konuşalım.
Ali Boran Gazel