İş Süreci Otomasyonu: Manuel İşlerin Büyümeyi Sınırladığı 7 İşaret

Manuel iş kendini nadiren sorun olarak duyurur. Sürekli biraz geride kalan bir ekip, dört gün süren ay kapanışı ve herkesin beklemek zorunda kaldığı bir kişi olarak görünür.

Bu rehber sayılmaya değer işaretleri sıralıyor, her birine nasıl rakam konacağını anlatıyor ve hangilerinin otomasyonu haklı çıkardığını, hangilerinin ise sadeleştirilmesi gereken bir süreci işaret ettiğini söylüyor.

Kısa cevap

• İşaretler sayılabilir: Tuş sayısı, durum mesajları, düzeltmeler ve rakama güvenilen gün sayısı; hepsi bu hafta toplanabilir.
• Sıradan bir haftayı sayın: En kötü haftanızdan alınan rakam bir kenara konur; sıradan hafta zaten yeterince kötüdür.
• Hataları ayrıca fiyatlayın: Manuel işin pahalı kısmı müşteriye ulaşan hatadır ve hiçbir süre çalışması bunu göstermez.
• Değişiklikten sonra yeniden sayın: Saatler kaybolmak yerine başka bir masaya kaydıysa aynı sayım formu bunu söyler.

Başlangıç: iş sonucu ve kullanıcı

Otomasyon tartışmasına hangi aracın alınacağıyla değil, hangi sayımın yapılacağıyla başlayın. Tekrarlanan işi kimin yaptığını, haftada kaç kez yapıldığını ve bir hatanın ne kadar sürede fark edildiğini yazın. Bu üç rakam toplanmadan yapılan otomasyon tartışması, araç karşılaştırmasına dönüşür ve sonuç vermez.

Sıradan bir haftayı seçin. En kötü haftadan alınan rakam ilk itirazda düşer; sıradan hafta ise zaten yeterince çarpıcıdır ve kimse temsil gücünü tartışamaz. Sayımı yapan kişi işi yürüten kişi olsun; dışarıdan yapılan gözlem küçük ama sık tekrarlayan adımları kaçırır.

Sürecin tamamını yürüten kişiyle birlikte oturun. Adımlar arasındaki beklemeler, kişisel tablolar ve yalnızca durum sormak için gönderilen mesajlar, hiçbir süreç şemasında görünmez ama maliyetin büyük kısmı oradadır. Beklemeleri de saatle yazın; bir formun gelen kutusunda geçirdiği iki gün, çoğu zaman en büyük tek kalemdir.

İş süreçleri otomasyonu ihtiyacı için dört karar alanı

Mükerrer giriş

Tek bir kaydı yazıldığı her yerde takip edin ve tuş sayısını sayın. Mükerrer giriş, sayısallaştırması en kolay ve itiraz edilmesi en zor işarettir; çünkü rakam, sürecin nasıl işlemesi gerektiğine dair bir görüşten değil doğrudan gözlemden gelir.

Durum sorma

Yalnızca bir işin nerede kaldığını sormak için var olan mesajları sayın. Bir kişi günde bir saatini bu soruyu yanıtlamaya harcıyorsa yanıtın yeri bir ekrandır ve bunu yayınlamak, arkasındaki hiçbir şeyi otomatikleştirmekten genellikle ucuzdur.

Hata düzeltme

Tipik bir hatanın fark edilmesinin, izinin sürülmesinin ve geri alınmasının kaça mal olduğunu hesaplayın. İçeride yakalananları müşterinin bulduklarından ayırın; ikinci grup, hiçbir zaman çalışmasında görünmeyen ve genellikle daha büyük olan bir itibar maliyeti taşır.

Raporlama gecikmesi

Ay kapanışından kaç gün sonra rakamlara güvenildiğini ve hangi kararların bunu beklediğini kaydedin. Buradaki gecikme tek başına bir raporlama sorunu değildir; diğer üç alanın geç gelip elle uyumlanmak zorunda kalmasının birikmiş halidir.

İlk sürümü bir özellik listesinden farklı planlayın

Çözümü adlandırmadan önce sıradan bir haftayı izleyin. Aynı kaydın yeniden yazıldığı yerleri, yalnızca durum sormak için gönderilen mesajları ve ay kapanışında rakama güvenilene kadar geçen günleri işaretleyin; otomasyon tartışması bu sayımla başlar.

Geliştirmeden önce riskleri ortaya çıkarın

• Yalnızca kolay giriş otomatikleşir: Yeni akışı canlıya almadan önce geçen ayın en zor beş istisnasına karşı çalıştırın ve kaçının elle müdahale gerektirdiğini sayın. İstisnalar geçmiyorsa kuralı daraltın, kapsamı değil.
• Takip başka kanala taşınır: Durum mesajlarını yalnızca gönderen değil alan ekipte de sayın; mesajlar e-postadan sohbete taşınmışsa iş azalmamıştır. Alan ekip de sayım yapsın ki kayma görünür olsun.
• Hata maliyeti hiç fiyatlanmaz: Yirmi düzeltmeyi alın ve her birinin fark edilme, iz sürme ve geri alma süresini ayrı ayrı yazın. Müşterinin bulduğu hataları ayrı sayın; maliyetleri farklıdır.
• Tasarruf hiç kontrol edilmez: Doksan gün sonra ilk sayım formuyla aynı sayımı yineleyin; yöntem değişirse karşılaştırma anlamını yitirir. Sayımı aynı kişiler yapsın, yoksa iki rakam karşılaştırılabilir olmaz.

Yol haritasını uygulanabilir tutun

1. Mükerrer girişi sayın. En yüksek hacmi işleyen kişinin yanına oturun ve bir kaydın kaç kez yeniden yazıldığını sayın.
2. Hata maliyetini çıkarın. Son yirmi düzeltmenin bulunma, izleme ve geri alma süresini hesaplayın.
3. Tek adımı değiştirin. En büyük rakamın bulunduğu adımı, gerekiyorsa elle, değiştirin ve başka hiçbir şeye dokunmayın.
4. Aynı sayımı yineleyin. Ay sonunda ilk formla yeniden sayın; saatler kaybolduysa gerçek, kaydıysa görünür olur.

İş süreçleri otomasyonu ihtiyacı için maliyet ve takvim sürücüleri

Ekran sayısı, iş süreçleri otomasyonu ihtiyacı tahmini için zayıf bir göstergedir. Süre ve maliyeti; tamamlanacak yolculuklar, rol sayısı, iş kuralları, veri kalitesi, entegrasyonlar, geçiş ihtiyacı, izin modeli, desteklenen cihazlar, kalite hedefleri ve canlı operasyon gereksinimleri birlikte belirler. Az sayıda ekranın arkasında yoğun kural ve hata yönetimi bulunabilir.

İş süreçleri otomasyonu ihtiyacı için toplam sahiplik hesabına ilk geliştirmeyle birlikte barındırma, üçüncü taraf hizmetleri, izleme, destek, güvenlik ve bağımlılık güncellemeleri, analitik, operasyon yönetimi ve gelecekteki değişiklikleri ekleyin. En düşük başlangıç bedeli; belirsiz değişiklik modeli veya zayıf sahiplik nedeniyle uzun vadede en iyi seçenek olmayabilir.

Sonraki adım

İş süreci otomasyonunu genel bir verimlilik hedefi olmaktan çıkarın. Sayımınızdaki en büyük tek rakamı seçin, onu düşürecek en küçük değişikliği planlayın ve doksan gün sonra aynı yöntemle yeniden ölçün.

Devamını şurada bulabilirsiniz: Çalışan Performans Panolarında Neleri Ölçmelisiniz?.

30 günlük doğrulama planı: İş süreci otomasyonu

1-5. günler: mükerrer girişi sayın. En yüksek hacmi işleyen kişinin yanına oturun ve bir kaydın kaç kez ikinci bir yere yazıldığını sayın. Bu beş günde gönderdiği ve aldığı durum mesajlarını da sayın. Peşinde olduğunuz iki rakam var: tuş sayısı ve bölünme. Bunlar saate çevrilebilen ve bir tedarikçinin itiraz edemeyeceği rakamlardır. Sayımı zirve haftasında değil sıradan bir haftada yapın; çeyreğin en kötü haftasından alınan rakam sorgulanır ve savunulamaz.

6-15. günler: hataların maliyetini çıkarın. Son yirmi düzeltmeyi alın ve her birinin fark edilmesinin, izinin sürülmesinin ve geri alınmasının ne kadar sürdüğünü hesaplayın. İçeride yakalananları müşterinin bulduklarından ayırın; ikinci grup, saatlerin göstermediği bir maliyet taşır. Listenizde raporlama gecikmesi varsa, ay kapanışından kaç gün sonra rakamlara gerçekten güvenildiğini ölçün. Müşteriyle temas eden ekibe de sorun; onların sessizce üstlendiği hatalar düzeltme kaydına hiç girmez.

16-30. günler: tek bir adımı otomatikleştirip kontrol edin. Önceki iki haftanın en büyük rakamını seçin ve yalnızca o adımı değiştirin; gerekiyorsa elle. Ay sonunda aynı sayımı yeniden yapın. Tasarruf gerçekse aynı sayımda görünür; başka bir yere kaydıysa bunu bütçe bağladıktan sonra değil, önce öğrenmiş olursunuz. İlk sayım formunu saklayın; karşılaştırma yalnızca iki sayım aynı kişilerce aynı yöntemle yapıldıysa ikna edicidir.

Pratik çalışma sayfası: İş süreci otomasyonu

Yüklenmiş bir manuel sürecin işaretleri somut ve sayılabilir. Zaten şüphelendiğiniz bir süreci seçin ve her satıra, olağandışı kötü bir haftadan değil sıradan bir haftadan rakam yazın.

Dört satırda da düşük puan alan bir süreç çalışıyordur ve otomasyon ona pek bir şey katmaz. Değişimin gerekçesi, satırlardan birinin tek başına işi finanse edecek kadar büyük olmasıdır; hepsine dağılmış hafif bir rahatsızlık değil.

İlgili rehberler

• Aynı konunun uzun hali şurada: Pratik Bir Dijital Dönüşüm Yol Haritası Nasıl Hazırlanır?.
• İşin pahalıya gittiği yer şurada anlatılıyor: Kağıtsız İş Akışı: Kağıt Tabanlı Süreçler Nasıl Dijitalleştirilir?.

İş Süreci Otomasyonu: Manuel İşlerin Büyümeyi Sınırladığı 7 İşaret konusu sahipleri ve tarihleri belli bir plana dönüştüğünde Dijital Yol Haritanızı Konuşalım.