Veri Sahipliği: Roller, Politikalar ve Pratik Örnekler

Veri sahipliği, bir veri kümesinden birinin sorumlu olması demektir: ne anlama geldiği, kimin kullanabileceği, nasıl düzeltileceği ve ne kadar saklanacağı. Adı belli sahipler olmadan her veri kalitesi sorunu herkesin, dolayısıyla hiç kimsenin olur ve her entegrasyon tartışması çözümsüz kalır; çünkü hangi sistemin haklı olduğuna karar verecek yetkide kimse yoktur.

Bu rehber rolleri, her birinin gerçekte neyden sorumlu olduğunu ve hiç sahiplik olmamış bir kurumda bunun nasıl başlatılacağını kapsar.

Önemli noktalar

• Sahiplik teknik saklama değil iş sorumluluğudur: Bilgi teknolojileri veritabanını işletir; anlamın sahibi iştir.
• Veri alanı başına tek sahip: Paylaşılan sahiplik hiç sahiplik olmamasına dönüşür.
• Sistem başına değil alan başına doğruluk kaynağı: İki sistem de meşru olarak müşteri adresi tutabilir.
• En çok tartışma üreten alandan başlayın.

Dört rolü ayırın

En önemli ayrım sahip ile saklayıcı arasındadır. Bilgi teknolojileri veriyi tutar ve altyapıyı kontrol eder, ama "müşteri"nin ne olduğuna, ayrılmış bir hesabın hâlâ sayılıp sayılmadığına veya kayıtların ne kadar saklanacağına karar veremez. Bunlar ticari ve düzenleyici sonuçları olan iş kararlarıdır.

Veri sahipliğini bilgi teknolojilerine veren kurumlar, teknik olarak iyi yönetilen ama kimsenin üzerinde anlaşamadığı bir veriyle kalır.

Alan başına tek sahip atayın

Sistem yerine veri alanına göre bölün: müşteri, ürün, sipariş, çalışan, tedarikçi, finans. Her birinin tam olarak bir sahibi olur.

Önemli olan "bir"dir. İki departman arasında paylaşılan sahiplik sürekli bir müzakere üretir ve pratik sonucu hiçbir şeye karar verilmemesidir. İki fonksiyon da gerçekten kullanıyorsa biri sahiptir, diğeri danışılma hakkı olan tüketicidir.

Sahip, veriyi üreten fonksiyonda olmalıdır; çünkü anlamına en yakın olan ve yanlış olmasının sonuçlarını hisseden odur.

Doğruluk kaynağını alan düzeyinde tanımlayın

Bunun ürettiği en yararlı çıktı alan düzeyinde bir haritadır: birden fazla sistemde bulunan her alan için hangisinin kazandığı.

Sistemler nadiren tüm kayıtların sahibidir. Bir CRM müşterinin iletişim bilgilerinin, faturalama sistemi vade koşullarının, destek aracı ise vaka geçmişinin sahibi olabilir. Sahipliği alan yerine sistem bazında atamak, entegrasyonların kimsenin çözemediği çelişkiler üretmesinin nedenidir.

Bunu yazın ve entegrasyon belgeleriyle birlikte tutun. Olmadığında yanıt, en son hangi kod çalıştıysa o olur, ki bu bir kural değil bir kazadır.

Sahibe gerçek kararlar verin

Yetkisiz sahiplik bir unvandır. Bir sahip gerçekten şunlara karar vermelidir:

• Her alanın ne anlama geldiği, herkesin okuyabileceği bir tanımla
• Veriye kimin, hangi ayrıntı düzeyinde erişebileceği
• Ne kadar saklanacağı ve ne zaman silineceği
• Kalite standardının ne olduğu ve karşılanmadığında ne olacağı
• Verinin önerilen yeni bir kullanımının kabul edilebilir olup olmadığı

Sonuncusu KVKK ve GDPR kapsamında önemlidir; amaçla sınırlılık, bir nedenle toplanan verinin serbestçe yeniden amaçlanamayacağı anlamına gelir. Buna birinin karar vermesi gerekir ve bu, yeni özelliği geliştiren kişi değil adı belli biri olmalıdır.

Kaliteyi temizlikte değil girişte düzeltin

Sahiplik kalite üzerinden görünür hale gelir. İzlemeye değer ölçütler mükerrer kayıtlar, zorunlu alanların eksiksizliği, bayatlık ve doğrulamayı geçemeyen kayıt oranıdır.

Veriye atfedilen iş sorunlarının çoğu iki şeye dayanır: mükerrer kayıtlar ve bayatlık. İkisi de temizlemekten ucuza önlenir, kayıt anında doğrulama, alan başına tek yetkili kaynak ve sistemi atlatma güdüsünü ortadan kaldırmak.

Sistemler, gerçek bir adımın kolayca kaydedilemediği yerde sapar. Personelin bir istisnayı kaydetme yolu yoksa tablo tutar ve yetkili veriniz tasarımı gereği yanlış olur.

Yönetişim programı olmadan başlatın

Tam kapsamlı veri yönetişimi programları yavaştır ve sıklıkla değişiklik yerine belge üretir. Daha hafif bir başlangıç daha iyi çalışır.

En çok tartışma üreten alanı seçin, genellikle müşteri veya ürün. Tek bir sahip atayın. Önemli yirmi alan için tanımları yazsın ve her biri için doğruluk kaynağına karar versin. En büyük iki kalite sorununu düzeltin. Sonra bir sonraki alana geçin.

Her adım kendi başına bir şey teslim eder ki dikkat başka yere kaydığında bunu ayakta tutan şey budur.

Saklama kurallarını veri türü başına yazın

Saklama, sahipliğin uyumla kesiştiği yerdir. Farklı verinin farklı yükümlülükleri vardır: ticari ve vergi kayıtları genellikle birkaç yıl gerektirir, çalışan kayıtlarının kendi kuralları vardır ve kişisel veri, belirtilen amacın gerektirdiğinden uzun tutulmamalıdır.

Sahip, kayıt türü başına kuralı belirler; saklayıcı ise birinin hatırlamasına bırakmak yerine sistemde uygular. Kimse karar vermediği için süresiz tutulan veri hem maliyet hem yükümlülüktür ve her veri denetiminin en yaygın bulgusudur.

Kurum değiştiğinde sahipliği gözden geçirin

Sahipler ayrılır, fonksiyonlar birleşir, sistemler değişir. Bir kez atanıp hiç gözden geçirilmeyen sahiplik iki yıl içinde kurguya dönüşür.

Kaydı yılda bir ve her yeniden yapılanmadan sonra gözden geçirin. Sahipsiz bir veri alanı bir belgeleme eksiği değildir; kimsenin hiçbir şeye karar veremediği bir alandır ve bunu bir olay sırasında keşfedersiniz.

İlgili rehberler

• Veri Sahipliği: Roller, Politikalar ve Pratik Örnekler rehberinin yanında Yapay Zeka İş Akışı Otomasyonu: Kullanım Alanları ve Riskler.
• Veri Sahipliği: Roller, Politikalar ve Pratik Örnekler rehberinin yanında Özel Yönetim Panosu Geliştirme: Metrikten Aksiyona.

Veri Sahipliği: Roller, Politikalar ve Pratik Örnekler rehberinden doğan çalışma; ürün stratejisi, tasarım, geliştirme veya entegrasyon desteği gerektiren somut bir girişime dönüşürse Platform Temelinizi Konuşalım.