Gelecek Yılın Yazılım Bütçesi Nasıl Planlanır?

Gelecek yılın yazılım bütçesi tek bir proje için tek bir rakam değildir. Birbirinden farklı davranan dört kalemdir: yeni geliştirme, mevcut sistemlerin ayakta tutulması, lisans ve altyapı giderleri, bir de bozulanlar için ayrılan pay. Haziranda tıkanan bütçelerin çoğu, ekimde ikinci ve dördüncü kalem yazılmadığı için tıkanır.

Bu rehber, yönetim kuruluna veya finans ekibine bir rakam sunup onu savunması gereken, teknik altyapısı olmayan kişi için yazıldı.

Önemli noktalar

• Bütçeyi tek kalem değil dört kalem olarak kurun: yeni iş, bakım, düzenli giderler ve ayrılmış pay.
• Bakım, sahip olduğunuz sistemlerin bir yüzdesidir; isteğe bağlı bir kalem değildir ve sistem sayısı arttıkça büyür.
• Düzenli giderler kendiliğinden artar: lisanslar, bulut kullanımı ve kullanıcı başına ücretlenen araçlar kimse karar vermeden büyür.
• Ayrılmış payı olmayan bütçe yeniden açılır ve bu genelde yılın en kötü anında olur.

Dört kalem

Yeni iş. Başlatmayı veya bitirmeyi planladığınız projeler. Herkesin odaklandığı ve çoğu zaman tek sunulan kalem budur.

Bakım ve destek. Halihazırda çalışan sistemleri ayakta tutmak: hatalar, güncellemeler, güvenlik yamaları, işin içinden gelen küçük değişiklikler ve geliştiren tarafla yapılan destek anlaşması. Bu isteğe bağlı bir harcama değil, o sisteme sahip olmanın maliyetidir.

Lisans, altyapı ve servisler. Bulut, veritabanı, izleme, kullanıcı başına ücretlenen araçlar, ödeme ve mesajlaşma sağlayıcıları, alan adları ve sertifikalar. Bunların çoğu kullanım veya çalışan sayısıyla birlikte büyür.

Ayrılmış pay. Arıza, acil bir entegrasyon, fiyat artıran bir tedarikçi, değişen bir mevzuat. Bütçede yoksa ilk beklenmedik olay ek bütçe talebine dönüşür ve bu, önceden kabul edilmiş bir kalemden çok daha zor bir konuşmadır.

Bir şey eklemeden önce neye sahip olduğunuzu çıkarın

Ne inşa edileceğine karar vermeden önce şu anda çalıştırdığınız sistemleri, her birinin bakımını kimin yaptığını, yıllık maliyetini ve durması halinde ne olacağını listeleyin. Çoğu kurum en az bir sistemin sahibinin belirsiz olduğunu ve en az bir düzenli giderin nedenini kimsenin açıklayamadığını görür.

Bu liste, tüm çalışmanın en işe yarar sayfasıdır. Bütçe konuşmasını bir istek listesinden, rakamı olan bir envantere çevirir.

Çalıştırma ile geliştirme arasındaki oranı belirleyin

Yönetimin soracağı pratik soru, bütçenin ne kadarının yeni yetenek, ne kadarının mevcudu ayakta tutmak için harcandığıdır. Doğru bir oran yoktur, ama doğru bir yanıtlama biçimi vardır.

Neredeyse her şey bakıma gidiyorsa bu, mevcut sistemlerin durumu hakkında bir sinyaldir ve konuşma bütçeden çok modernizasyon üzerine olmalıdır. Neredeyse hiçbir şey gitmiyorsa bakım ya iç ekip tarafından görünmeden emiliyordur ya da hiç yapılmıyordur; ikisi de bir yıl içinde görünür hale gelir.

Maliyet değil sonuç sunun

Yönetim yazılım harcamasını kendi içinde değil, diğer tüm harcamalarla karşılaştırarak değerlendirir. Bu yüzden her kalemin yanında bir sonuç olmalı.

• Bu proje operasyonel olarak neyi mümkün kılıyor?
• Bakım kalemi yarıya inerse ne olur? Genel bir risk değil, somut olanı yazın.
• Hangi düzenli gider büyümeye bağlı, yani iş büyürse artıyor?
• Ayrılmış pay ne için? Son iki yıldan bir örnek verin.

Zamanlamayı doğru kurun

Bütçe onayı genelde ekim ile aralık arasında yürür; yani gelecek yıl ne yapılacağına, içinde bulunulan yıl bitmeden karar verilir. İki alışkanlık bunu kolaylaştırır.

Birincisi, yıl boyunca gelen talepleri tarihleriyle birlikte bir listede tutmak; böylece ekimdeki konuşma en son kimin ısrar ettiğine değil kayda dayanır. İkincisi, eylülde bu yıl bütçelenen ile fiilen harcananı kısa bir karşılaştırmayla gözden geçirmek; aradaki fark gelecek yıl için elinizdeki en iyi tahmindir.

Bütçeyi tek seferde değil iki turda hazırlayın

İlk turda rakam değil kapsam konuşun: hangi sistemler var, hangileri bakım istiyor, hangi yeni iş gündemde. İkinci turda bunlara rakam koyun. Tek turda hazırlanan bütçelerde konuşma hemen rakama kayar ve kapsam hiç netleşmez.

Aradaki iki hafta da işe yarar. O sürede hem tedarikçinizden hem iç ekipten gerçek tahmin isteyebilir, hem de geçen yılın fiili harcamasıyla karşılaştırabilirsiniz.

İlgili rehberler

• Tek bir projenin ömrü boyunca maliyeti için özel yazılımın toplam maliyeti ile devam edin.
• Hangi projelerin listeye gireceğine karar vermek için dijital proje önceliklendirme rehberine bakın.
• Bakım yol haritasını yiyorsa bakım yükü mü yol haritası mı bir sonraki adım.

Gelecek yılın planı, bütçe sunulmadan önce kapsamlandırılması gereken bir çalışma ortaya çıkarırsa, Planınızı Konuşalım.