Süreciniz önemli bir şeyi kaybetmeden ürüne uyum sağlayabiliyorsa iş akışı yazılımı satın alın. Süreç rekabet ettiğiniz şeyse ya da standart bir aracı yapılandırmak, gerçekten ihtiyaç duyduğunuz dar sürümü geliştirmekten uzun sürecekse geliştirin. Belirleyici etken genellikle yönlendirmenizde kaç koşullu dal olduğudur.
Standart iş akışı ürünleri sorunsuz senaryoda iyi demo verir. Sınırlarını beşinci iş kuralınız civarında gösterirler; değerlendirmenin oradan başlaması gerekmesinin nedeni budur.
Önemli noktalar
- Önce en kötü dalınızı test edin: Ürünleri en basit kuralınıza göre değil en koşullu kuralınıza göre değerlendirin.
- Ayırıcı çizgi geri yazmadır: Yalnızca veri gösteren araçlar, yetkili kayıt sistemlerinizi güncelleyenlerden çok daha ucuz ve çok daha az yararlıdır.
- Durağanlık gelişmişlikten önemlidir: Her ay değişen bir süreç henüz hiçbir yazılıma kodlanmamalıdır.
- Geçici çözümleri fiyatlandırın: Kötü uyumun yıllık maliyeti genellikle lisans farkından büyüktür.
Sürecin kodlanacak kadar durağan olup olmadığını kontrol edin
Seçenekleri karşılaştırmadan önce sürecin şu anda otomatikleştirilmesi gerekip gerekmediğini sorun.
Yazılım kuralları kodlar. Kurallarınız her ay değişiyorsa geliştirdiğiniz veya satın aldığınız her şey bir çeyrek içinde yanlış olur ve yılı yeniden yapılandırmakla geçirirsiniz. Müşteriye, mevsime veya o vardiyadaki kişiye göre değişen süreçler otomasyona hazır değildir — standartlaştırmaya hazırdır.
Süreci bir ay boyunca yazılı bir kural kitabına karşı elle işletin. Kural kitabı değişmeden ayakta kalıyorsa kodlamak güvenlidir. Haftalık düzeltme gerektiriyorsa asıl projeyi bulmuşsunuz demektir ve o bir yazılım alımı değildir.
Dört boyuta göre değerlendirin
Süreç uyumu, ürünün iş akışı modelinin sizinkiyle örtüşüp örtüşmediğidir. Çoğu, onaylı doğrusal bir sıra varsayar. İşiniz geri dönüyorsa, adımları paralel yürütüyorsa veya başka bir sistemden gelen değerlere göre rota değiştiriyorsa bunu özellikle test edin.
Yapılandırma, ürüne ihtiyacınız olanı yaptırmanın neye mal olduğu ve bunu kimin yapabildiğidir. Yalnızca tedarikçi tarafından yapılandırılabilen bir ürün, değişiklik talebi kuyruğu olan bir üründür.
Entegrasyon, çekirdek sistemlerinize geri yazabilip yazamadığı yoksa yalnızca okuyup okumadığıdır. Salt okunur iş akışı araçları, birinin elle mutabakat yaptığı paralel bir kayıt üretir ki bu, çözmeye çalıştığınız sorunu geri getirir.
Sahiplik, verinizi, onu dışa aktarma imkânınızı ve ayrılırsanız kodlanmış sürece ne olacağını kapsar.
En zor kuralınızı demoya götürün
Tedarikçiler temiz bir onay akışı gösterir. Bu size hiçbir şey söylemez; çünkü bunu her ürün yapar.
En koşullu gerçek kuralınızı — bir eşik, bir istisna, devredilmiş bir onaycı ve başka bir sisteme geri yazma içereni — götürün ve canlı yapılandırmalarını isteyin. Yanıt ürünleri hızla ayırır. Bazıları on dakikada yapar. Bazıları bunun bir danışmanlık işi gerektirdiğini açıklar ki o fiyatı ilerlemeden önce yazılı almalısınız.
Bir onaycı müsait olmadığında ne olduğunu da sorun; çünkü ele alınmayan yokluk, iş akışı sistemlerinin lansmandan bir ay içinde e-postayla atlanmasının en yaygın nedenidir.
Boşluklar dahil üç yılı fiyatlandırın
Lisansı geliştirmeye karşı koymak yerine üç yıllık toplam maliyeti karşılaştırın:
- Lisans veya geliştirme, artı yapılandırma ve hayata geçirme
- Her iki seçeneğin de gerektirdiği entegrasyon işi
- Öngörülen hacminizde kullanıcı veya iş akışı başına büyüme
- İç yönetim süresi
- Ürünün uymadığı yerlerde manuel işin yıllık maliyeti
Bu karşılaştırmaların çoğunu son satır belirler. İki personelin aracın yapamadığını mutabakat için günde bir saat harcaması gerçek ve tekrar eden bir maliyettir ve dipnotta değil lisans bedelinin yanında yer alır.
O karşılaştırmayı onay için nasıl kuracağınız konusunda özel yazılım için iş gerekçesi nasıl hazırlanır yazısına bakın.
Satın almanın doğru yanıt olduğu durumlar
Süreciniz standarda yakınsa, bir çeyrek içinde canlıda olması gerekiyorsa, iş akışı farklılaştırıcı değil idariyse ve uzun vadede yazılım sahiplenmeye isteğiniz yoksa satın alın. Bu koşullarda geliştirmek benzer bir sonuca giden daha yavaş bir yoldur.
Süreç, her biri kendi görünümünü isteyen farklı fonksiyonlara yayıldığında da satın alma kazanır; çünkü olgun ürünler yetkileri ve raporlamayı yeniden inşası ciddi efor isteyen biçimde çözmüştür.
Geliştirmenin doğru yanıt olduğu durumlar
İş akışı sattığınız hizmetin kendisiyse; yönlendirmeniz hiçbir ürünün ağır özelleştirme olmadan ifade edebileceğinden fazla koşul içeriyorsa; araç, hiçbir tedarikçinin desteklemediği API'lere sahip sistemlere yazmak zorundaysa; ya da dar bir geliştirmenin maliyetini aşan geçici çözümler için zaten ödeme yapıyorsanız geliştirin.
Alıcıların hafife aldığı kısım dar geliştirmedir. Nadiren bir iş akışı platformuna ihtiyacınız olur. Genellikle iyi kodlanmış, iki sisteme bağlı tek bir sürece ihtiyacınız olur ki bu, genel amaçlı bir araçtan çok daha küçük ve çok daha ulaşılabilir bir yazılım parçasıdır.
İlgili rehberler
- Özel ve Hazır İş Akışı Yazılımları: Nasıl Karar Verilir? rehberinin yanında Özel Yönetim Panosu Geliştirme: Metrikten Aksiyona.
- Özel ve Hazır İş Akışı Yazılımları: Nasıl Karar Verilir? rehberinin yanında Operasyonel Dashboard: KPI'lar, Örnekler ve Tasarım.
Özel ve Hazır İş Akışı Yazılımları: Nasıl Karar Verilir? rehberinden doğan çalışma; ürün stratejisi, tasarım, geliştirme veya entegrasyon desteği gerektiren somut bir girişime dönüşürse Operasyon Platformunuzu Konuşalım.
Ali Boran Gazel