Stok Yönetim Sistemi: Özellikler, İş Akışları ve KPI'lar

Stok yönetim sistemi; konum bazında doğru stok, neden koduyla kaydedilmiş mal giriş-çıkışı, denetim izli düzeltmeler, yeniden sipariş noktaları ve sayım süreci gerektirir. Sipariş yönetimi aynı sistemin müşteri tarafından görünüşüdür — alım, ödeme, tahsis, karşılama, teslimat ve iade — ve ikisini ayrı projelere bölmek genellikle hatadır.

Stok verisi kendiliğinden sapmaz. Gerçek bir hareketin kolayca kaydedilemediği yerde sapar; bu yüzden tasarım sorusu veritabanıyla değil sahayla ilgilidir.

Önemli noktalar

• Her hareketin bir neden kodu olmalı: Açıklanmamış düzeltmeler doğruluğun sessizce kaybolma yoludur.
• Barkod okuma kendini hızla amorti eder: Manuel giriş stok hatasının en büyük kaynağıdır.
• Tahsis kuralları iş kurallarıdır: İki sipariş aynı anda geldiğinde son ürünü kimin alacağı ticari bir karardır.
• Müşterinin hissettiği sipariş doğruluğudur: Aynı zamanda işletmelerin en az izlediği ölçüttür.

Sistemin doğru tutması gereken şeyi belirleyin

İşletmenin güvenmesi gereken bilgileri adlandırarak başlayın: her üründen ne kadar var, nerede, ne kadarı söz verilebilir durumda ve ne kadarı hâlihazırda verilmiş siparişlere ayrılmış.

Söz verilebilir stok, çoğu sistemin yanlış yaptığı yerdir. Fiziksel stok, rezerve stok ve satılabilir stok üç farklı sayıdır ve bunları tek bir sayı gibi ele almak herkesin bildiği sonucu üretir: gönderemeyeceğiniz bir şeyi satmak.

Her sayının nasıl hesaplandığını ve kimin düzeltebileceğini yazın. Bu tanım, herhangi bir ekrandan daha çok sistemin kendisidir.

Doğruluğu belirleyen dört alanı kapsayın

Katalog, bir ürünün gerçekte ne olduğudur — varyantlar, ölçü birimleri ve birbirine benzeyen iki şeyin gerçekten birbirinin yerine geçip geçmediği dahil. İşletmeler burada sıklıkla aynı ürünün farklı kodlarla üç kez var olduğunu keşfeder.

Konumlar, stokun bulunduğu yerdir; hangi ayrıntı düzeyi önemliyse o düzeyde: depo, bölge, raf, araç, müşteri sahasındaki konsinye.

Hareketler, sayıları değiştiren her olaydır — mal kabul, toplama, transfer, iade, hasar, numune, imha — her biri bir neden kodu ve bir kişiyle birlikte.

Mutabakat, sistem gerçeklikle uyuşmadığında nasıl düzeltileceği ve bunun ne sıklıkla kontrol edildiğidir.

Kaydetmeyi kaydetmemekten kolay hale getirin

Stok verisi, doğru davranışın zahmetli olduğu her yerde bozulur. Hasarlı bir ürünü kaydetmek altı dokunuş ve bir yönetici girişi gerektiriyorsa, hasarlı ürünler kaydedilmemeye başlar ve fark sayımda ortaya çıkar.

Barkod veya QR okuma çoğu operasyonda kendini hızla amorti eder; yazmak yavaş olduğu için değil, yazmak hatalı olduğu için. Okumanın mümkün olmadığı yerde giriş yolunu kısa tutun ve yaygın durumları varsayılan yapın.

İadeler en sık ihmal edilen yoldur. Düzensiz gelirler, çoğu zaman normal mal kabul sürecinin dışında olurlar ve sistem dışında ele alınmaları güvenilir bir sapma kaynağıdır.

Tahsisi ticari bir karar olarak ele alın

Son ürün için iki sipariş geldiğinde bir şeyin kimin alacağına karar vermesi gerekir. Bu kural teknik değil ticaridir: önce gelen, en yüksek tutarlı, sözleşmeli müşteri veya sevkiyat kesim saatine en yakın olan.

Aynısı kısmi karşılama için de geçerlidir — mevcut olanı hemen göndermek mi yoksa siparişin tamamını beklemek mi — ve bekleyen sipariş yönetimi için de. Bu kararlar müşteri deneyimini ve marjı belirler ve bir ürünün varsayılanlarından devralınmak yerine bilinçli verilmelidir.

Lansmandan önce gerçekçi uç durumlara karşı test edin. Ödeme sırasında stok değişirse ne olur? Bir indirimle sözleşmeli fiyat çakışırsa? Ödeme başarılı olup sipariş servisi kısa süre erişilemezse? Bunlar uygulama detayı değil iş kurallarıdır.

Sipariş yaşam döngüsünü stok sistemine bağlayın

Sipariş yönetimi tarafı; kaydı alımdan ödemeye, tahsisten karşılamaya, teslimattan iadeye kadar tutar ve neyin söz verildiğinin, neyin sevk edildiğinin ve neyin borçlu olunduğunun yetkili kaydı olarak kalır.

Bir işletme; siparişler birden fazla kanaldan geldiğinde, stok birden fazla yerde tutulduğunda veya "bu sipariş nerede" sorusunun yanıtı bir kişiye sormayı gerektirdiğinde bu yetkinliğe ihtiyaç duyar.

Her entegrasyonun — ticaret platformu, muhasebe, kargo, depo — bir sahibi, tanımlı bir doğruluk kaynağı ve diğer sistem yavaş veya erişilemez olduğunda ne yapacağına dair bir kuralı olmalıdır. Tek satırda fiyatlanan entegrasyonlar bu projelerde aşımın en yaygın kaynağıdır.

Satın alma ile geliştirme arasında stokunuzun davranışına göre karar verin

Standart ürünleri standart biçimde hareket ettiriyorsanız satın alın. Bu kategorideki ürünler olgundur ve geliştirmeye kıyasla ucuzdur.

Stokunuz sıra dışı davranıyorsa geliştirin: tek tek izlenmesi gereken seri numaralı ürünler, parti ve son kullanma kuralları, başkasına ait konsinye stok, talep üzerine hazırlanan setler veya dönüşen ölçü birimleri. Standart ürünlerin her ay gerçek para kaybettiren geçici çözümlere zorladığı yerler bunlardır.

O geçici çözümleri yıllık olarak fiyatlandırıp lisans bedelinin yanına yazın. İki kişinin günde bir saatini aracın yapamadığını uzlaştırmaya harcaması, karşılaştırmayı sıklıkla belirleyen yinelenen bir maliyettir.

Müşterinin fark ettiğini ölçün

Sipariş doğruluğunu, zamanında karşılamayı, siparişten sevkiyata süreyi, bölünmüş sevkiyat oranını ve yıllık sayımla değil döngüsel sayımla ölçülen stok doğruluğunu izleyin.

Sipariş doğruluğu, müşterilerin en doğrudan hissettiği ve işletmelerin en az izlediği ölçüttür. Yanlış gönderilen bir ürün; toplama, iade, yenisinin gönderimi ve ilişkinin bir kısmına mal olur ve genellikle toplamadan çok önce verilmiş bir katalog veya tahsis kararına kadar izlenebilir.

İlgili rehberler

İlgili içerikler:

• Özel Yönetim Panosu Geliştirme: Metrikten Aksiyona
• B2B E-Ticaret Portalı: Sepetin Ötesindeki İş Akışları
• E-Ticaret Uygulaması Geliştirme: Pratik Planlama Rehberi

Stok Yönetim Sistemi: Özellikler, İş Akışları ve KPI'lar rehberinden doğan çalışma; ürün stratejisi, tasarım, geliştirme veya entegrasyon desteği gerektiren somut bir girişime dönüşürse Operasyon Platformunuzu Konuşalım.