Yıl sonu sayımı bir hafta sürüyor ve sonunda kimsenin açıklayamadığı bir fark çıkıyorsa, sorun sayım değildir. Sayım, sistemin söylediği ile rafta duranın arasındaki farkın yılda bir kez sayıya dönüştüğü andır; o farkın büyüklüğü de diğer elli bir haftada olan biteni ölçer.
Bu rehber, sayımın bir süreç sorunu mu yoksa sistem sorunu mu olduğuna karar vermesi gereken operasyon yöneticisi veya işletme sahibi için yazıldı.
Önemli noktalar
- Sayım bir görev değil, bir ölçümdür: çıkan fark, stok verinizin yıl boyunca ne kadar doğru olduğunu söyler.
- Farkların çoğu kaydedilmemiş hareketlerden gelir, hırsızlıktan veya sayım hatasından değil.
- Bir hafta süren sayım genelde veriye güvenilmediği anlamına gelir; bu yüzden örnekleme yerine her şey yeniden sayılır.
- Yıl boyunca yapılan döngüsel sayım yıl sonu krizini ortadan kaldırır ve en büyük etkisi olan tek değişikliktir.
Fark aslında ne anlatıyor
Küçük ve dengeli dağılmış bir fark normaldir. Büyük bir fark ya da belirli ürün veya lokasyonlarda yoğunlaşan bir fark, genel bir özensizliği değil belirli bir süreci işaret eder.
- İadeler. En sık kaydedilmeyen hareket iadelerdir, çünkü süreç genelde bir şeyi okutmayı değil bir kişinin karar vermesini gerektirir.
- Lokasyonlar arası transferler. Mağaza, depo ve online havuz arasında gezen stok çoğu zaman bir sisteme işlenir, diğerine işlenmez.
- Hasar ve zayiat. Sıklıkla resmi olmayan biçimde ele alınır ve varsa sonradan kaydedilir.
- Hatalı sipariş üzerine yapılan mal kabul. Mal gelir, evrak tutmaz, fark sayıma kadar sürer.
- Set ve paket ürünler. Başka ürünlerden oluşan ürünler, sistem bunu modellemiyorsa güvenilir bir karışıklık kaynağıdır.
Sayım neden bu kadar uzun sürüyor
Bir hafta sürer çünkü kimse sayılara örnekleme yapacak kadar güvenmez. Veri genel olarak güvenilir olduğunda bir alt küme sayılır, karşılaştırılır ve genellenir. Güvenilir olmadığında her şey iki kez sayılır ve sonuç tartışılır.
İkinci neden, sayımın normal operasyonu yavaşlatmasıdır. Bu yüzden yılın en sakin dönemine denk getirilir; o dönem aynı zamanda en az personelin olduğu dönemdir. Bu bileşim, yorgun insanlar tarafından yapılan uzun bir sayım üretir ve o da kendi hatalarını üretir.
Gelecek yıldan önce ne düzeltilmeli
Sayımı düzeltmek kaydı düzeltmek demektir ve bu iş üç yerde durur.
Süreç. Her stok hareketinin kaydedilen bir adımı olmalı; zor olanlar dahil: iade, hasar, personel alışverişi, numune, transfer. Herhangi bir hareket birinin başka birine söylemeyi hatırlamasına bağlıysa, o hareket sayımda eksik çıkacaktır.
Sistem. Stok sistemi bu kayıtların tutulduğu tek yer olmalı ve işi yapan kişinin o anda, sahada, telefondan kullanabileceği biçimde olmalı. Masaya dönmeyi gerektiren bir sistem ya sonra güncellenir ya hiç güncellenmez.
Ritim. Döngüsel sayım, yani yıl boyunca her hafta veya ay küçük bir bölümün sayılması, eforu yayar ve daha önemlisi süreç hatalarını teşhis edilebilecek kadar tazeyken yakalar.
Bu ne zaman sistem sorunu haline gelir
Kayıt adımları eldeki araçlarda gerçekten mevcut değilse, stok iki sistemde durup belirli aralıklarla mutabakat ediyorsa ya da işi yapanlar sistemin yanına kendi Excel dosyalarını kurmuşsa, sayım size sistemi değiştirmenizi söylüyordur.
Bu sonuncusu en güvenilir sinyaldir. Resmi sistemin yanında çalışan bir Excel dosyası, sistemde eksik olanın, işi bilen kişiler tarafından yazılmış şartnamesidir.
Sayımdan sonraki iki hafta en değerli dönem
Fark ortaya çıktıktan sonraki iki hafta, nedenini bulmak için elinizdeki en iyi zamandır. Hareketler taze, evraklar ulaşılabilir ve sayımı yapan kişiler hâlâ ne gördüğünü hatırlıyor.
En büyük on farkı seçin ve her biri için tek soruyu yanıtlayın: bu ürün en son ne zaman, hangi kayıtla hareket etti? Bu on satır, genelde tüm yılın süreç hatalarını gösterir. Şubata kalırsa aynı soru yanıtsız kalır.
İlgili rehberler
- Stok sisteminin neyi desteklemesi gerektiği için stok yönetim sistemi planlaması ile devam edin.
- Geçici çözümler Excel'de yaşıyorsa Excel iş akışlarının gizli maliyeti bunun bedelini anlatıyor.
- Sistemler birbiriyle çelişiyorsa veri kalitesinin önemi rehberine bakın.
Bu yılın sayımı, gelecek yıldan önce süreç haritası veya sistem değişikliği gerektiren bir çalışmayı işaret ediyorsa, Planınızı Konuşalım.
Ali Boran Gazel