Yoğun Sezon Sistemleriniz Hakkında Ne Gösterdi?

Yoğun satış döneminden sonraki hafta, operasyon yılının en öğretici haftasıdır ve raf ömrü kısadır. Ekibinizin o on gün boyunca elle yaptığı her iş, o işi yapmak zorunda kalan kişiler tarafından yazılmış otomasyon listenizdir. Yük altında bozulan her şey, yılın geri kalanında daha küçük ve daha sessiz biçimde bozulmaya devam eder. İkisi de aralık başında apaçıktır, şubatta unutulmuştur.

Bu rehber, değerlendirmeyi yürütecek işletme sahibi veya operasyon lideri için, özellikle de tedarikçinin anlatacağı hikayenin "her şey yolunda gitti" olacağından şüphelenen kişi için yazıldı.

Önemli noktalar

• Değerlendirmeyi iki hafta içinde yapın; orada olanlar ayrıntıyı hâlâ hatırlarken.
• Yoğunlukta elle yapılan iş bir şartnamedir, insanların çok çalıştığının göstergesi değil.
• Neyin az kalsın olacağını sorun, yalnızca neyin olduğunu değil; ucuz atlatılan olaylar en ucuz derslerdir.
• Yükün neden olduğu ile yükün açığa çıkardığını ayırın: yıl boyunca önemli olan ikinci gruptur.

Önce sistemlere değil insanlara sorun

Sipariş işleyen, telefona bakan ve istisnaları çözen ekiple başlayın. Dört soru, e-postayla değil aynı odada.

• O hafta normalde yapmadığınız hangi işi elle yaptınız?
• Tek bir işlem olması gerekirken onlarca kez tekrarladığınız ne vardı?
• Hangi bilgiyi sistemden değil müşteriden öğrendiniz?
• Vakit olmadığı için neyi bıraktınız ve o iş sonradan geri alındı mı?

Sonuncusu önemlidir ve kolayca gözden kaçar. Yoğunlukta sessizce duran ve bir daha başlamayan işler, kimsenin raporlamadığı bir arıza türüdür.

Sonra teknik soruları sorun

Geliştirme ekibinizden veya tedarikçinizden güvence değil somut yanıt isteyin.

• Zirve yük neydi ve bozulmanın başladığı noktaya ne kadar yakındı?
• Hangi hatalar arttı ve hangi noktada?
• Hafta içinde ne değiştirildi ve neden?
• Neredeyse sorun olacak neydi ve olmasını ne engelledi?
• Aynı hacim tekrar gelse hangi bölümler önce çalışma ister?

Bunları yanıtlayabilen ekip dikkatle izlemiş demektir. Yalnızca iyi geçtiğini bildiren ekip haklı olabilir ama size üzerinde çalışabileceğiniz hiçbir şey vermiyordur.

Neden olan ile açığa çıkaranı ayırın

Buradan iki farklı liste çıkar ve aciliyetleri farklıdır.

Yükün neden olduğu. Yalnızca hacimde bozulan şeyler: zaman aşımları, dolan kuyruklar, sağlayıcı limitleri. Yılda bir iki kez önem taşır ve planlanabilir.

Yükün açığa çıkardığı. Aslında sürekli yanlış olan, ancak hacim onu pahalı hale getirince görünen şeyler: elle yapılan bir mutabakat adımı, bir saat süren bir rapor, sessizce başarısız olup elle düzeltilen bir entegrasyon. Bunlar size her ay sessizce mal olur.

Paranın olduğu yer ikinci listedir. Aynı zamanda düşürülen listedir, çünkü birincisi daha acil hissettirir.

Kısa ve sıralı bir listeye çevirin

Değerlendirmenin çıktısı tek sayfa olmalı: beş ila sekiz madde, her birinin yanında neye mal olduğu, kabaca hangi sıklıkta olduğu ve sahibinin kim olduğu. Ne kadar sinir bozucu olduğuna göre değil, maliyete göre sıralı.

Sahibi yazılmayan madde yapılmaz; bir sistem hakkında genel şikayet biçiminde yazılan madde de yapılmaz.

Ocak sıfırlamasından önce yapın

Ocak ortasına gelindiğinde yoğun dönem "geçen yılın sorunu" gibi hissedilir ve yol haritası konuşması çoktan ilerlemiştir. Değerlendirmeyi aralığın ilk haftasında, faturalar hâlâ mutabık edilirken yapmak, sonucun bir dokümanda değil bütçede ve planda karşılık bulmasını sağlar.

Rakamları da toplayın

Görüşmelerin yanında dört sayıyı kayda geçirin: dönem boyunca sipariş sayısı, satın almayı tamamlama oranı, ortalama destek yanıt süresi ve bir siparişin şirket içinde işlenme süresi.

Bunlar gelecek yılın hedefini belirlemek için gereken tek girdi. Rakamlar olmadan değerlendirme, kimin daha yorulduğuna dair bir tartışmaya döner.

Tedarikçiyle birlikte oturun, ayrı değil

Değerlendirmeyi kendi ekibinizle yapıp sonucu tedarikçiye göndermek, yanıt olarak savunma alır. Aynı masada yapıldığında ise teknik tarafın gördüğü ile operasyonun gördüğü yan yana gelir ve listedeki maddelerin çoğu orada netleşir.

İlgili rehberler

• Bir sonrakine hazırlanmak için yoğun satış haftasına sistem hazırlığı ile devam edin.
• Liste elle yapılan adımlarla doluysa Excel iş akışlarının gizli maliyeti bunlara rakam koyuyor.
• Listeyi kapsamlandırılmış bir işe çevirmek için otomasyon keşif aşaması rehberine bakın.

Değerlendirme, bütçe kapanmadan önce kapsamlandırılıp fiyatlandırılmasını istediğiniz bir liste üretirse, Planınızı Konuşalım.